|
Para mantenerse competitivo
en el ambiente de negocios actual, las empresas deben usar sus recursos
limitados de una manera eficiente, y mantenerse flexible ante los cambios
del entorno. La mejor forma de lograrlo es mediante la gerencia de proyectos
eficaz y disciplinada
Aunque la gerencia
de proyectos ha existido por años, su importancia crece cada día. Antes
ceñida a las áreas de ingeniería y desarrollo, son muchas las empresas
que ya estructuran proyectos en todas las áreas y a todos los niveles.
De hecho, muchos expertos y autores de gerencia visualizan un futuro no
muy lejano en el que los pequeños equipos, trabajando en proyectos de
corto alcance, sustituyan a las estructuras organizacionales tradicionales.
La gerencia de proyectos
provee un marco que permite cumplir con los objetivos de la organización
usando un proceso estructurado y controlado. Esencialmente, comprende
una serie de técnicas, herramientas y metodologías que permiten al gerente
y su equipo llevar a cabo un proyecto que:
1.- Satisfaga las
necesidades del cliente.
2.- Se mantenga
dentro de los límites presupuestarios.
3.- Sea culminado
a tiempo.
4.- Traiga beneficios
a la empresa.
El rol del gerente
de proyectos es de gran responsabilidad, siendo el encargado de dirigir
y supervisar el proyecto de principio a fin. Alguna de sus principales
tareas serán:
1.- Definir el proyecto:
debe definir el alcance del proyecto, estableciendo sus límites. En otras
palabras, se aclara que forma parte del proyecto, y qué queda por fuera.
Esto es fundamental para prevenir un crecimiento indeseado del proyecto,
a medida que se progresa.
Es importante diferenciar
claramente aquellos elementos y resultados que son absolutamente necesarios,
de aquellos que son deseables.
2.- Planificar el
proyecto: planificar el proyecto implica proponer la solución a desarrollar,
en base a los objetivos y resultados necesarios, y establecer cómo la
desarrollará. Los puntos mas importantes a considerar son: estrategia
(cómo se relaciona el proyecto con el plan estratégico de la empresa),
recursos (que necesito y con qué cuento), finanzas (cuanto costará y dónde
obtener el dinero) y tiempo (de cuánto tiempo se dispone).
3.- Obtener el respaldo
de la alta gerencia: para el éxito de cualquier proyecto, es fundamental
el apoyo irrestricto de uno o mas gerentes de alto calibre. Esto hará
mucho mas fluido todo el proceso, incluyendo la obtención de recursos,
lograr la colaboración de toda la empresa y la resolución de conflictos
entre departamentos.
4.- Ensamblar el
equipo humano: identificar y ubicar a aquellas personas mejor calificadas
para las distintas tareas involucradas. Con frecuencia, el equipo se forma
con personas provenientes de distintas áreas de la organización, por lo
que no reportan directamente al gerente del proyecto. En ocasiones, se
hace necesario reforzar el equipo con personas de afuera, en cuyo caso
hay que hacer el reclutamiento.
5.- Obtener los recursos:
es responsabilidad del gerente de proyectos asegurar los recursos (dinero,
equipos, personal de apoyo, espacio físico, etc.) que le permita al equipo
funcionar en forma efectiva.
6.- Definir las operaciones:
incluye determinar las herramientas a utilizar (ej. software de manejo
de proyectos), definir los canales de comunicación, establecer la logística,
etc.
7.- Controlar el
proyecto: asegurar que las metas se están logrando y que el proyecto sigue
el curso planificado. En el transcurso, surgirán cambios e imprevistos.
Es labor del gerente mantener la flexibilidad que le permita adaptarse,
corregir y/o ajustar, sin poner en peligro los resultados.
Muchos proyectos
no llegan a un final feliz. Como gerente de proyecto, debe prestar particular
atención a las principales razones de fracaso:
- Cambios en el
alcance o definición del proyecto
- Falta de comunicación
entre los miembros del equipo, y entre ellos y el resto de la empresa
- Desacuerdos entre
clientes y el gerentes de proyecto
- Objetivos mal
definidos
Mas
artículos, noticias y enlaces de Gerencia en deGerencia.com
|
